Dwight Eisenhower adalah contoh produktivitas pada level tertinggi. Jenderal bintang lima ini menjabat sebagai Presiden Amerika Serikat yang ke 34, pada masa itulah muncul inovasi yang mengubah dunia, mulai dari DARPA (internet), NASA, hingga PLTN.

Eisenhower memiliki kemampuan luar biasa dalam mempertahankan produktivitas sepanjang hidupnya, menggunakan strategi yang terkenal itu: Matriks Eisenhower.

Anda juga bisa memanfaatkan teknik ini untuk mengatur penggunaan waktu anda, memilah tugas yang harus dikerjakan, sehingga anda terhindar dari stress karena tekanan pekerjaan dan menjadi tidak produktif.

Mendesak vs Penting

Penggunaan Matriks Eisenhower untuk mengorganisasikan tugas sangat sederhana. Menggunakan matriks keputusan berikut, anda hanya perlu mengelompokkan apa yang harus dilakukan ke dalam empat kuadran kemungkinan:

  • Penting dan mendesak: Ada dua jenis aktivitas pada kuadran ini, yaitu masalah yang timbul karena memang tidak terdeteksi sebelumnya, atau masalah yang timbul karena anda terbiasa menunda pekerjaan dan melakukannya di detik-detik terakhir. Untuk jenis pertama, anda bisa mulai menganalisa apa risiko ketidakpastian yang bisa diantisipasi. Untuk jenis kedua, berusahalah mengeliminasi pekerjaan last-minute dengan perencanaan yang baik, dan menghilangkan kebiasan menunda-nunda pekerjaan.
  • Penting tetapi tidak mendesak: Aktivitas yang sangat berpengaruh pada pencapaian tujuan baik personal maupun profesional. Pastikan anda memiliki cukup waktu untuk melaksanakannya dengan baik, untuk mencegah tugas-tugas ini masuk ke kuadran 2. Sediakan waktu cadangan yang cukup untuk mengantisipasi masalah yang tidak terduga. Hal ini akan memaksimalkan anda agar tetap dalam track yang benar, dan membantu anda menghindari stress akibat tekanan pekerjaan yang menumpuk di kuadran 2.
  • Tidak penting tetapi mendesak: Hal yang kemungkinan bisa menghambat pencapaian tujuan. Pikirkan kemungkinan untuk melakukan reschedule atau melakukan pendelegasian.
  • Tidak penting dan tidak mendesak: aktivitas yang harus dieliminasi, kebanyakan adalah distraksi yang bisa menghambat kita dalam mencapai tujuan. Hindari sebisa mungkin, misalnya meladeni kolega menghabiskan waktu membahas tema tidak penting kesana-kemari.

Berikut visualisasi dari matriks keputusan di atas:

Lalu bagaimana membedakan antara tugas mendesak dengan tugas yang penting?

  • Tugas penting adalah aktivitas yang hasilnya berujung kepada pencapaian tujuan personal dan profesional anda.
  • Tugas mendesak adalah aktivitas yang menuntut perhatian segera, yang biasanya terkait dengan tujuan yang dimiliki pihak lain, seperti klien misalnya. Ketidak mampuan menuntaskannya juga bisa memberikan konsekuensi yang langsung menimpa anda.

Eliminasi Dahulu Optimasi Kemudian

Langkah yang efektif dalam menerapkan Matriks Eisenhower adalah lakukan eliminasi dahulu dari aktivitas anda, baru lakukan optimasi. Berdasarkan Prinsip Pareto, 80 persen dari aktivitas anda adalah yang kontribusinya minimum atau bahkan berada di kudran 4 (tidak penting dan tidak mendesak), oleh karena itu lakukan eliminasi dulu agar anda bisa mengotimasi 20 persen dari aktivitas anda yang memberikan kontribusi pada 80 persen pencapaian tujuan.

Anda Berada di Mana?

Pada kuadran mana tugas anda kebanyakan berada, menunjukkan kualitas manajemen waktu anda sendiri.

  • Jika tugas anda mayoritas berada di kuadran satu, anda telah memanfaatkan waktu dan mengorganisasikan pekerjaan dengan sangat baik.
  • Jika tugas anda mayoritas berada di kuadran 2, anda perlu mengatasi kebiasaan buruk menunda pekerjaan atau gagal merencanakan pekerjaan dengan baik.
  • Jika tugas anda mayoritas berada di kuadran 3, segera buat strategi pendelegasian dan temukan vendor atau orang lain yang bisa melakukannya untuk anda, agar anda bisa fokus pada pekerjaan yang memang berkontribusi besar bagi pencapaian tujuan.
  • Jika tugas anda mayoritas berada di kuadran 4, anda benar-benar akan menjadi pecundang selama tidak berusaha keras untuk berpindah kuadran. Menghabiskan waktu di kuadran ini akan mendorong anda pada situasi penuh tekanan dari tugas yang menumpuk di kuadran 2, dan kegagalan mencapai tujuan jangka panjang anda.

Internalisasi Tujuan

Agar anda bisa membuat Matriks Eisenhower dengan efektif, pastikan anda memahami misi, visi dan tujuan hidup anda, serta melakukan internalisasi dan afirmasi berulang agar anda tidak tersesat di tengah perjalanan. Pastikan anda telah mengetahui tugas anda esok hari sebelum berangkat tidur, dan pastikan anda mengetahui apa hal pertama yang harus anda lakukan ketika bangun tidur.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here